Nowoczesny sposób zarządzania firmą transportową - jak kontrolować i rozliczać czas pracy kierowców?

Firma transportowa, bez względu na skalę działania i wielkość firmy musi stawić czoła wielu obowiązkom, które wynikają wprost z przepisów prawa. W obliczu dodatkowych wymogów związanych z metodycznym ujednolicaniem przepisów polskich i europejskich niezbędne jest wykorzystanie nowych rozwiązań, które ułatwią prowadzenie firmy i umożliwią uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Jednym z nadrzędnych obowiązków pracodawcy jest rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców i rozliczanie go w zgodzie z obowiązującymi dziś przepisami. Branża transportowa i specyfika pracy różni się jednak znacznie od innych sektorów gospodarki, co sprawia, że pozornie łatwy proces ewidencji może okazać się niezwykle skomplikowanym zadaniem, możliwym do zrealizowania jedynie przez specjalistę obeznanego nie tylko w przepisach pracy, ale także w prawie transportowym i wszelkich nowelizacjach związanych z wprowadzonym Pakietem Mobilności.

Sumienna kontrola i analiza czasu pracy kierowców to podwyższone koszty, obejmujące nie tylko wynagrodzenie zatrudnionego specjalisty, ale też dodatkowy koszt sprzętu informatycznego i oprogramowania. W świetle nowych przepisów prowadzenie ewidencji musi zostać ujednolicone i dostosowane do norm europejskich, a dodatkowo sam proces przechowywania dokumentacji wydłużył się, z wcześniejszych 3 lat, do aż 10. 

Pamiętajmy, że to właśnie branża transportowa jest najbardziej narażona na ryzyko nadużyć czasu pracy, co wymusza konieczność prowadzenia bieżącej analizy i kontroli. Te wszystkie elementy składają się na bardzo skomplikowany proces, który jest szczególnym wyzwaniem dla małych firm transportowych.

Czy nowe przepisy związane z ewidencją czasu pracy kierowców dają nam pole do względnego przygotowania się i dostosowania do wymogów? Niestety nie, i już teraz każda firma transportowa jest zobowiązana do prowadzenia  ewidencji w pełni dostosowanej do wymogów. 

Kontrole w zakresie prowadzenia dokumentacji, jak dobrze wiemy, ze zwiększonym natężeniem są realizowane właśnie w czasie przejściowym, gdy nie wszystkie firmy dostosowały swoje systemy i model ewidencji do nowych przepisów. Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować dotkliwymi karami finansowymi. 

Zgodnie z taryfikatorem, fałszowanie ewidencji, braki w analizie czasu pracy kierowców, nieodpowiedni format dokumentacji to podstawa do nałożenia kary finansowej, sięgającej nawet 8000 złotych. 

Jak zatem dostosować się do nowych przepisów, nie generując nadmiernych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z najlepszych w obecnej sytuacji rozwiązań jest powierzenie analizy i ewidencji czasu pracy kierowców specjalistom. Outsourcing usług administracyjnych zapewnia nam zgodność z aktami prawnymi, a także regulacjami zawartymi w wewnętrznej dokumentacji przedsiębiorstwa. 

Rozliczanie czasu pracy kierowców z OCRK.pl obejmuje nie tylko przygotowanie harmonogramu czasu pracy kierowcy, ale także analizę i kontrolę ewidencji, a także dostosowanie struktury wynagrodzeń pracowników do panujących warunków rynkowych. Dzięki zleceniu prowadzenia ewidencji specjalistom nigdy już nie będziemy martwili się o zgodność i co równie ważne, terminowość przygotowania całej dokumentacji.